โดย คุณทิพย์วัลย์ จุลยุเสน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี
บทสรุปผลงาน
กลุ่มงานการสื่อสารเชิงกลยุทธ์และการตลาด (กสต.) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (มจธ.) เป็นหน่วยงานหลักในการให้บริการด้านการสื่อสารองค์กรทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ดำเนินกิจกรรมและประชาสัมพันธ์ข่าวสารที่เป็นประโยชน์ต่อประชาคมภายในและสาธารณะชนภายนอก สนับสนุนและส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดี ด้วยการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารผ่านสื่อประชาสัมพันธ์รูปแบบต่างๆ และมีการติดตามและจัดเก็บข้อมูลผลการดำเนินงาน อาทิ จำนวนข่าวที่ออกเผยแพร่ทั้งทางสื่อสิ่งพิมพ์ (เช่น หนังสือพิมพ์ นิตยสาร วารสาร) โปสเตอร์ สื่อออนไลน์ (เช่น เว็บไซต์ข่าว Facebook) อินโฟกราฟิก การเขียนข่าว/เขียนสคริปต์ การถ่ายภาพ ตัดต่อวิดีโอ จัดทำวีดิทัศน์ จัดทำอาร์ตเวิร์ก จัดกิจกรรม ผลิตป้ายประชาสัมพันธ์และการให้บริการด้านต่างๆ เป็นประจำทุกเดือน
ปัจจุบันเริ่มมีความต้องการข้อมูลในเชิงลึก เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจหรือบริหารจัดการงานต่างๆ มากขึ้น ดังนั้น การรายงานผลการปฏิบัติงานด้วยรูปแบบและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เป็นสิ่งที่ต้องทำการวิเคราะห์ข้อมูลและรายงานผลให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทันสถานการณ์ เพิ่มความสะดวกให้แก่ผู้นำเข้าข้อมูลหรือรายงานคืบหน้าของงาน การบริหารจัดการติดตามสรุปประมวลผลข้อมูลต้องมีความรวดเร็ว โดยการทำงานเดิมจัดทำรายงานในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น จัดทำรายงานด้วย MS-Word, MS-Excel, Power Point หรือการแชร์ข้อมูลบน Google Drive หรือ MS-Teams ซึ่งพบปัญหา ดังนี้
- ผู้รับบริการไม่ได้รับความสะดวกในการเรียกดูไฟล์ การเข้าถึงข้อมูลทำได้ยาก
- รายงานส่วนมากจะรวบรวมข้อมูลการทำงานต่างๆ ของหน่วยงานอยู่ในหลายรูปแบบ ทั้งข้อความ ตาราง กราฟประกอบ ที่ต้องเขียนจัดเรียงเป็นประจำทุกเดือนหรือสรุปเป็นรายปี บางรายงานมีหลายหน้า มีรายละเอียดและใช้เวลามาก
- หากมีการเพิ่มเติมข้อมูลภายหลังในรายงานที่ได้จัดทำไว้แล้ว จะต้องประมวลผลและวิเคราะห์ใหม่ และกรณีเป็นข้อมูลตัวเลขที่สะสมตั้งแต่ต้นปี จะต้องเข้าไปแก้ไขรายงานในเดือนที่เกี่ยวข้องทุกเดือน
กสต. จึงได้นำ Dashboard ที่สามารถแสดงผลในภาพรวมด้วยกราฟ ตัวเลข ตารางและโทนสีที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถอ่านและเข้าใจข้อมูลได้ง่ายในหน้าเดียว เน้นแสดงตัวชี้วัดที่สำคัญมองแล้วเห็นประสิทธิภาพการทำงาน สามารถเชื่อมโยงผลปฏิบัติงานตามเป้าหมายกลยุทธ์ของมหาวิทยาลัย แสดงสัดส่วนข้อมูลหน่วยงานที่ให้บริการ นอกจากนี้ยังคำนึงถึงผู้ใช้งานเป็นหลัก โดยผู้ใช้งานร่วมกันออกแบบสร้างหน้า Dashboard จัดเก็บข้อมูล จัดการและวิเคราะห์ข้อมูลได้ ในส่วนของผู้จัดทำรายงานสามารถอัพเดทประมวลผลข้อมูลให้เป็นปัจจุบันได้ทันทีในระบบ (จากเดิมที่ใช้เวลา 1-3 วันในการติดตามข้อมูล วิเคราะห์ประมวลผลและจัดทำรายงาน) สามารถลดต้นทุนทางด้านระยะเวลาที่ใช้ไปในการทำงานของทั้งผู้จัดทำรายงาน ผู้นำเข้าข้อมูลและผู้รับบริการ ทำให้สะดวกต่อการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ในงานที่เกี่ยวข้อง
